Møder
Som medlem af et udvalg eller en projektgruppe hos KFUM-Spejderne vil du opleve, at en del af arbejdet struktureres som møder af den ene eller anden slags. Det er vigtigt at mødes for at træffe beslutninger, koordinere og lade sig inspirere af hinanden, men husk også at en stor del af arbejdsindsatsen vil ligge mellem møderne.
Mødeformen kan variere fra aften- dags- telefon- eller Skype-møder. Udvalgets mødefrekvens drøftes med styregruppen ved periodens start for at sikre, at den svarer til mødebudgettet.
Åben Odde
Fire weekender om året er der Åben Odde på Houens Odde. Styregrupperne inviterer et bredt udsnit af korpsets medlemmer til at deltage i arbejdet på Åben Odde. Styregrupperne udsender i god tid en dagsorden, hvoraf det fremgår, hvilke temaer der er til debat, og hvilke kommissorier, der evt. skal skrives. Det vil ofte være relevant for projektgrupper og udvalg at deltage i Åben Odde og få inspiration fra andre spejdere ad denne vej, og der vil samtidig være god mulighed for at holde møde i den resterende del af weekenden.
Oplysninger om tilmelding til Åben Odde og bestilling af måltider og overnatning ved møder i forbindelse hermed, vil fremgå af Nyhedsbrevet et par uger før den aktuelle weekend. På www.spejdernet.dk/kalender kan du finde datoerne for kommende Åben Odde-weekender.
Telefon- og Skypemøder
I mange situationer kan det spare både tid og penge at holde møder over telefonen eller computeren. Der er flere udbydere af telefonmøder, men der er stor forskel på prisen, og vi bruger derfor normalt CBB, hvilket fungerer på den måde, at man aftaler et tidspunkt og en 8-cifret kode (fx et telefonnummer). På det aftalte tidspunkt taster man 50 50 50 50 efterfulgt af den 8-cifrede kode og firkant.
Det er hel gratis at benytte Skype, som blot kræver en computer med bredbåndsforbindelse, mikrofon og højttalere. Hent gratis Skype på http://www.skype.dk
Dagsorden
Indkaldelse
Udvalgsformanden indkalder til møde ved at udsende en dagsorden mindst 8 dage før mødet. Dagsordenen sendes til udvalgsmedlemmerne, til formanden for den styregruppe, udvalget hører under, samt til Korpskontoret. Der skal udsendes dagsorden til alle møder - også telefonmøder.
Punkterne
Hvert dagsordenspunkt skal indeholde en uddybende beskrivelse, så både mødedeltagere og andre ved, hvad der skal behandles. En dagsorden skal altid indeholde punkterne: Godkendelse af referat fra sidste møde, Valg af referent (hvis ikke opgaven i forvejen tilhører ét bestemt udvalgsmedlem) samt punktet Kommende arrangementer med bl.a. angivelse af tid og sted for næste møde.
Man bør kun undtagelsesvis træffe beslutning i sager, der ikke har været anført på den udsendte dagsorden.
Det er en god tradition at starte mødet med en kort andagt. Det samler udvalgets fokus om det forestående møde og det fællesskab, de nu er en del af.
Mødets værdi afhænger af, om deltagerne er velforberedte og ved, hvad der skal tages stilling til. Før mødet gennemgår det enkelte medlem dagsordenen. Materialer om den enkelte sag findes frem - der foretages eventuelt undersøgelser om sagen - og man noterer sig sine indtryk og vurderinger.
Referat
Udsendelse
Senest 14 dage efter mødets afholdelse indsendes en word- eller pdf-fil med det renskrevne referat til Korpskontoret på info@kfumspejderne.dk, som lægger det i referatbiblioteket på Spejdernet, hvor det er tilgængeligt for alle medlemmer af korpset.
Referatets form
Et referat skal være enkelt og overskueligt i sin form, klar i sprogbrug og uden unødvendige forkortelser. Det må ikke være i telegramstil, men heller ikke langtrukkent. Af referatet skal klart fremgå, hvem der deltog i mødet (fornavn og efternavn), hvornår det blev afholdt, og hvem der har skrevet referatet. Der skal være en klar inddeling i afsnit, som følger dagsordenen med angivelse af overskrifter og eventuelle underrubrikker. Vær opmærksom på, at ikke alle referatmodtagere har set dagsordenen. Hvis dagsordenens nummerering og overskrifter på punkterne går igen i referatet, bliver det lettere at forstå referatet for dem, der ikke har deltaget i mødet, og det bliver lettere at bruge referatet som et arbejdsredskab senere hen.
Husk at referaterne er offentligt tilgængelige. Det er en god regel aldrig at skrive navnene på dem, I vil bede om at løse en opgave, før de evt. har sagt ja, da det ikke virker særligt motiverende, hvis man har kunnet læse i et referat, at man er nummer 17 på en liste. Undgå også at skrive noget, der kan virke krænkende på enkeltpersoner.
Dagsordener og referater nummereres fortløbende med udvalgets forkortelse, nummer og årstal. Den første HB-dagsorden i 2009 hedder således HB 01/09, og det tilhørende referat hedder HB 02/09. Dagordener får på den måde ulige numre, mens referaterne har lige numre.
Hvis der er fejl i et referat, må det anføres i næste mødes referat under ”Godkendelse af referat fra sidste møde”.
Man må ikke gå ud fra, at en person, der ikke er medlem af projektgruppen eller udvalget, tager action på et punkt, blot fordi I nævner det i jeres referat. Hvis I ønsker konkrete handlinger udført af andre, skal I henvende jer direkte til den pågældende.
Se alle korpsets referater her