Kursus og arrangementshåndbog

- en huskeliste til planlægning og gennemførelse

Disse ord er tænkt som støtte for projektgrupper/stabe, der laver uddannelsesaktiviteter/større arrangementer på korps-/distriktsplan. Der bruges i det følgende betegnelserne arrangement og kursus. For kurser tænkes på kurserne fra Roland 1 til Gilwell og lignende og ved arrangementer tænkes på arrangementer under et projektgruppe eller en styregruppe. For begge typer - arrangementer og kurser - er der særlige forholdsregler og gode råd. De er markeret med henholdsvis For kurser og For arrangementer i marginen. Dermed være dog ikke sagt, at informationerne til arrangementsplanlæggerne ikke kan være til nytte for kursusarrangøren eller omvendt. En del af oplysningerne er særligt tilegnet de arrangementer, som er engangs-foretagender, hvortil der foreligger meget få traditioner og meget lidt erfaring.

Er der ting, du er i tvivl om under planlægning eller afholdelse af kurset-/arrangementet, så henvend dig til din kontaktperson i distrikt, projektgruppe, styregruppe eller Korpskontor. Det er bedre at spørge en gang for meget end en gang for lidt. Det er vores erfaring at det ikke er muligt at fremlægge alle mulige tænkelige oplysninger uden at gøre nogle andre ting uigennemskuelige. Derfor opfordrer vi til at have en god og løbende dialog med dem man refererer til – distrikt, projektgruppe, styregruppe eller korpskontor..

Før planlægningen

Udvalgs- og stabsmedlemmer

Saml din stab i god tid.

Sørg for at lave adresseliste over projektgruppe-/stabsmedlemmer med navn, adresse, telefonnummer og evt. e-mailadresse. Ved distriktskurser sendes listen til DTU. Alle stabe skal registreres på korpskontoret. Man kan hos korpskontoret eller hos en DTU rekvirere den blanket som benyttes. For at være projektgruppe- eller stabsmedlem skal man være medlem af korpset samt opfylde lederbegrebet.

Mål

Sæt jer ind i, hvad målet er med arrangementet/kurset. Gennemgå kommissoriet for projektgruppens arbejde eller kursets formålsbeskrivelse.

Det kan være en god idé at samle sig yderligere viden om arrangementet/kurset ved at læse evalueringerne fra andre lignende arrangementer og kurser. Vær opmærksom på evt. traditioner.

• For kurser
  For alle kurserne er der flere gange om året stabskurser som man som kursusstab forventes at deltage i. Her starter selve planlægningsarbejdet og beskrivelsen af mål- og rammer for de enkelte kurser kan findes gennem http://www.spejdernet.dk/kursusportal

Deltagerantal

Fastsæt et minimum og et maksimum deltagerantal. Hvis kurset eller arran­ge­ment­et allerede er anmeldt til korpsets arrangementskalender, er maksimum og mini­mum deltagerantal sandsynligvis allerede defineret.

Planlægningen

Tidsplan og opgaver               

Lav en tidsplan med fordeling af opgaver og ansvarlige.

• For kurser
  Sæt en sidste tilmeldingsfrist for kurset. Det er vigtigt, at datoen ligger så tæt på kursets start, som det er muligt i forhold til indkøb/leje af aktivitetsmaterialer, undervisernes forberedelse, leje/afbestilling af hytte/center m.v., da mange deltagere først vil tilmelde sig i sidste øjeblik. Sker der ændringer vedr. kurser skal dette rettes i korpsets arrangementskalender. Aflysninger af kurser sker kun efter dialog med korpsets uddannelsesleder.
  Korpsets arrangementsplan ligger på SpejderNet med adressen:­ www.spejdernet.dk/helekalenderen
• For arrangementer
  Udpeg en arrangementsansvarlig og sørg for at meddele dette til projektgruppe, styregruppe og Korpskontoret.
  Lav en tidsplan med fordeling af opgaver og ansvarlige. Fastlæggelse af tidspunkt for afholdelse sker i samarbejde med styregruppen.
  
  Tidsplanen indeholder dels en beskrivelse af arrangementets program, men også en oversigt over forløbet frem til selve afholdelsen af arrangementet med deadlines for de enkelte opgavers planlægning og udførelse. Husk andagter, aktiviteter, mad, PR, deltagerbrev, annoncer/artikler i korpset blade, SpejderNet og KorpsNyt.
  
  Sæt en sidste tilmeldingsfrist for arrangementet. Det er vigtigt, at datoen ligger så tæt på arrangementets start, som det er muligt i forhold til indkøb/leje af aktivitetsmaterialer, instruktørers forberedelse, leje/afbestilling af hytte/center m.v., da mange deltagere først vil tilmelde sig i sidste øjeblik.
  
  Korpsets arrangementsplan ligger på SpejderNet med adressen:­ www.spejdernet.dk/helekalenderen
  Alle kontrakter skal godkendes af arrangementets kontaktperson i hhv. projektgruppe, styregruppe eller Hovedbestyrelse.

Møder

Forud for kurset/arrangementet afholdes der et antal planlægningsmøder/weekender. Vurder, hvor mange gange det er vigtigt, at hele staben/udvalget mødes og hvornår det kan svare sig at arbejde i mindre grupper.

Husk at skrive referat fra møderne, så I bagefter kan se, hvad I besluttede.

• For kurser
  Forud for alle kurserne tilbydes et centralt afholdt stabskursus, hvortil der udsendes indbydelse fra Uddannelses-HR.
• For arrangementer
  Til alle møder skal der udsendes en dagsorden i god tid. Den sendes til udvalgsmedlemmer og Korpskontoret.
  Efter møderne skal der skrives referat, som sendes til Korpskontoret, der sørger for udsendelse. Referatet sendes til Korpskontoret i elektronisk form.
  Når I skriver referat, er det vigtigt at huske på, at referatet skal kunne læses og forstås af personer, som ikke har været med til mødet.
  

Evaluering

Lav en kort og præcis evaluering af arrangementet og send den til jeres respektive kontaktperson - fx et udvalg, en styregruppe eller lignende. Evalueringen må gerne indeholde tips og gode ideer til næste arrangement.

Samarbejdspartnere

Korpskontoret

Hav en god kontakt til Korpskontoret angående, hvilke oplysninger de har brug for. Dette gælder ved tilmelding, oplysninger til lederne, der ringer ind, evt. kopiering og udsendelse af materialer. Det er vigtigt, at Korpskontoret får kopi af deltagerbrev, så de kan svare på evt. spørgsmål eller henvise til den rigtige kontaktperson.

• For arrangementer
  Send en kopi til Korpskontoret af korrespondance til modtagere udenfor og i korpset, så de kan vejlede og svare på spørgsmål fra eventuelle henvendelser.
  Lav i god tid en tidsplan over de udsendelser, som Korpskontoret skal sørge for, af hensyn til deres arbejdstilrettelæggelse.
  Sørg for at aftale procedure om annoncering, tilmeldingsprocedure og indbetaling af deltagerafgift m.v. med Korpskontoret før ud­sen­delse af indbydelser.

Projektgruppe/styregruppe/kontaktperson

Hvert arrangement eller kursus har på en eller anden måde en kontaktperson i et distrikt, en projektgruppe, en styregruppe eller direkte i Hovedbestyrelsen. Brug disse kontaktpersoner til støtte og vejledning efter behov. Sørg for, at I tidligt i forløbet har en fornemmelse af, hvad I kan bruge hinanden til.

Information til deltagere/ledere

Deltagerbrev 

I god tid forud for arrangementet/kurset udsendes der information til deltagerne i form af et deltagerbrev eller lignende. Deltagerbrevet sendes gerne lige efter tilmelding, men senest 3 uger før arrangementets/kursets start afhængigt af arrangementets/kursets art. Send også kopi af deltagerbrevet til Korpskontoret.

Deltagerbrevet bør indeholde oplysninger om:

• Kursets/arrangementets indhold
• Aldersgruppen
• Deltagerforudsætninger
• Sted
• Transport - også om der udbetales rejsegodtgørelse, eller om kurset har rejseudligning.
• Overnatningsform
• Angivelse af første måltidsserveringstidspunkt
• Tidspunkt/-rum
• Telefonnummer til kontakt i nødsituationer under arrangementet/kurset.
• Kontaktperson - navn, adresse og tlf. nr. samt evt. SpejderNet/e-mailadresser på kurset/arrangementets kontaktpersoner. (Ved større arrangementer kan det med fordel være Korpskontoret, der står anført som kontaktperson - men sørg for at kontakte Korpskontoret om dette, inden deltagerbrevet udsendes.)

Evt.

• Pris
• Pakkeliste – husk sygesikringsbevis

PR og trykt materiale

For genkendeligheden er det vigtigt, at alt materiale til udsendelse indeholder tydelig identifikation af arrangementet samt korpsets navn og logo. Sørg for, at kvaliteten af alt PR og trykt/udsendt materiale er høj - det giver den bedste oplevelse for deltagerne forud for arrangementet/kurset. Informationsafdelingen på korpskontoret er gerne behjælpelig med udformningen af materiale. Ligeledes har de stor erfaring med trykning og kan hjælpe med at få det lavet til den rigtige pris.

Den lokale markedsføring af kursus eller arrangement er det der afgør om der skal være mange deltagere. Når deltagerne inden tilmeldingen kan mærke at du bræn­der for arrangementet/kurset så giver det helt sikkert flere deltagere

• For kurser
  For kurserne laves der en landsdækkende PR, men dette er kun et supplement til selv at gøre en indsats for at sikre deltagerantallet. Tag fx distriktet og gerne nabodistrikterne til hjælp. Alle distrikter har indgået samarbejde med flere distrikter. Dette kan man blandt andet udnytte til en meget bred lokal PR.

• For arrangementer
  Arrangementet bør primært annonceres gennem korpsets blade, på SpejderNet og KorpsNyt. Vær opmærksom på de eksisterende deadlines og husk at få materialet færdigt i så god tid, at det kan nå at blive godkendt i god tid inden udsendelse.
  Selvstændige mærker og logoer skal godkendes i styregruppen. (Brug 55° NORD til indkøb af de varer, der er i deres varesortiment.)
  Husk navne og adresser inkl. telefonnummer og evt. e-mailadresser på kontaktpersoner i annoncer og på udsendt materiale. Ved større arrangementer kan det med fordel være Korpskontoret, der står anført som kontaktperson. Husk at lave aftale med Korpskontoret om dette inden at hjemmesider offentliggøres og brochurer går i trykken.
  Tag kontakt til relevante personer i distriktet, som kan være med til at få profileret arrangementet for potentielle deltagere. Brug evt. distriktets folk til uddeling af indbydelser.
   

Økonomi - før kurset/arrangementet

Budget

Lav et budget for kurset/arrangementet.

I budgettet regnes der med en sikkerhedsmargen på 5%. Kurset/arrangementet skal løbe rundt i sig selv med mindre andet er aftalt på forhånd.

Hvis der gives rejseudligning/refusion til deltagere/ledere, skal det medregnes i budgettet. Vær opmærksom på Korpsets rejserefusionspolitik (se Gældende takster). 

For arrangementer
Sørg for at lave flere forskellige budgetoverslag med forskelligt deltagerantal. Det er vigtigt, at de variable udgifter (de udgifter der varierer afhængigt af del­tager­antallet) er den største del af budgettet og de faste udgifter den mindste. Det giver størst mulighed for at gennemføre arrangementet, uanset deltagerantallet.

PR-udgifter indgår også som en udgift i arrangementets regnskab.

I forbindelse med budgetlægning fastsættes et minimum og et maksimum deltager­antal.

Budgettet skal godkendes af styregruppen.

Der kan ved tilmelding til længerevarende arrangementer opkræves et depositum, som står i et rimeligt forhold til de udgifter, som arrangørerne må binde sig for, ud fra antallet af deltagere.

Mødeudgifter kan blive betalt af korpset og er udenfor arrangementets budget. Dette aftales specielt for hvert arrangement.

Rådighedsbeløb

I nogle tilfælde kan der være behov for at få udbetalt et rådighedsbeløb forud for arran­gementet/kurset. Snak med projektgruppens eller stabens nærmeste kontaktperson om dette, hvad enten det er distriktets kasserer, en projektgruppeformand eller styregruppeformand.

Refundering

Sørg for at få bilag på alt, du køber og skriv tydeligt på udgiftsbilag og lignende, hvad pengene er brugt til (møder, arrangement, instruktion...) og af hvem (person + evt. udvalg). Det letter arbejdet, når den økonomiansvarlige skal refundere dine udlæg.

• For kurser
  Hvis kurset er et distriktskursus, så aftal med distriktets kasserer, hvordan og hvornår pengene udbetales. Tilsvarende aftale laves for Korpskurser med Korpskontoret (fx ved ULK og Gilwell.)
  Aftal i staben, hvordan I håndterer refundering af udgifter før/under og efter kurset. Skal alle bilag afleveres samlet? Vil I udbetale rådighedsbeløb til stabsmedlemmerne? Brug evt. bilag 6, hvor hvert stabsmedlem samler sine egne udgifter sammen på ét stykke papir - dette letter processen med at udbetale penge og gør regnskabet mere overskueligt, da bilag 6 kan indgå som ét bilag i regnskabsarket (bilag 8) fordelt på flere konti i stedet for fx 20 enkeltposteringer.

• For arrangementer 
  Udgifter refunderes løbende, som det er beskrevet i Håndbog for korpsfolk - Udvalgsarbejde - økonomi. Husk at udgiftsbilag skal underskrives af projektgruppeformanden eller styregruppeformanden.
  

Forsikring

Sørg for på forhånd at kende de gældende regler for forsikringsbetingelser.

Tilmelding og indbetaling

Ved korpsarrangerede kurser og arrangementer samt alle Roland- og Diamantkurser sker tilmelding og indbetaling altid til Korpskontoret.

Indbetalte deltagerafgifter (med evt. fradrag af betalte regninger) bliver tilsendt kur­suslederen ca. 14 dage inden arrangementet. Ved Roland- og Diamantkurser ud­betales pengene dog til distriktets kasserer. For Roland og Diamantkurser gælder det at §-til­skuddet udbetales i sit fulde beløb når kursusberetning er indsendt og godkendt (Tilskuddet skal fremgå af regnskabet.) Beløbet udbetales dog ikke før at staben er blevet registeret på Korpskontoret - se under "Udvalgs- og stabsmedlemmer".

Ved distrikts- og center-arrangerede kurser og arrangementer sker tilmelding og indbetaling direkte til distriktet/centret. I enkelte tilfælde kan tilmelding ske til korpskontoret, dog kun efter forudgående aftale med kontorlederen.

• For kurser
  Når Korpskontoret modtager tilmeldingen for korps-arrangerede kurser sendes en bekræftelse til den pågældende spejder. Hvis spejderen ikke kan optages på kurset på grund af alder, deltagerantal eller særlige kvalifikationer til det pågældende kursus, sendes et brev om dette til spejderen med en kopi til kursuslederen.
  Spejderen oplyses i afslaget om, at vedkommende kan kontakte kursuslederen for evt. dispensation. Det er altså spejderens opgave at tage "action".
  

Afmelding
De gældende afmeldingsregler kan læses i Grøn Guide.

• For arrangementer
  Ved særlige arrangementer kan man ved sen afmelding vælge at lade deltageren miste et beløb svarende til de udgifter, der på det tidspunkt har været afholdt for deltagerens deltagelse, fx betaling for diverse papirer, håndbog, mad, en bus, der ikke kan afbestilles osv.
  Det er naturligvis en opgave at lave denne opgørelse, og det vil selvfølgelig bero på en vis portion skøn,- men en deltager, der ikke kom, kan godt forstå en hilsen, der siger:
  
  ”Det var trist, du ikke kunne deltage i XX. Vi sender dig hermed en check på xx,xx kr. Resten af din betaling er anvendt til udgifter, vi ikke kunne nå at reducere i forhold til deltagertallet.”

Inden du tager hjemmefra

Sørg for, at du har følgende blanketter med:

• Budget (bilag 4)
• Regnskabsark (bilag 8)
• Kvitteringsblok
• Rejsegodtgørelsesblanketter (bilag 7)
• Deltagerliste (bilag 2)
• Instruktør-/lederliste (bilag 3)
• Stabsmedlemmers opgørelse over udgifter (bilag 6)
• Evt. Honorarkvittering (bilag 5)

Økonomi - under kurset/arrangementet

Regnskabsføring

Alle ind- og udbetalinger føres på Regnskabsarket (bilag 8). Husk bilag for alle udgifter. Bilagene nummereres fortløbende.

Rejsegodtgørelse - ledere

Der kan udbetales rejsegodtgørelse for transport til og fra kursusstedet, aktivitets-relateret transport under arrangementet/kurset samt eventuelle rejseudgifter i forbindelse med nødvendig(e) forberedelsesmøde(r) (ved arrangementer indgår forberedelsesmøderne dog i udvalgets mødebudget - se Håndbog for korpsfolk).

Billigste offentlige transportmidler skal i videst mulig omfang anvendes.

Benyttes eget befordringsmiddel, kan der ydes kørselsgodtgørelse ifølge gældende takster (se Takstbladet) + evt. færgebillet/broafgift.

Taxaregninger godtgøres kun i særlige tilfælde og kun efter forudgående aftale med den kursus- eller arrangementsanvarlige.

Rejsegodtgørelse -deltagere

Der ydes som udgangspunkt ikke rejsegodtgørelse til deltagerne på hverken unge- eller voksenkurser samt special- og temakurser, hverken til kørsel, færge- eller brobilletter, tog eller taxaregning. Såfremt kursusudbyderen vælger at tilbyde rejsegodtgørelse sker det efter de samme regler som gælder for ledere, instruktører, samt projekt- og udvalgsarbejde som beskrevet i Håndbog for Korpsfolk

Foredrag

Honorar for foredrag må kun udbetales til personer, der ikke er medlem af KFUM-Spejderne. Foredragsholdere udfylder og kvitterer på Honorar for foredrag (bilag 5).

Udbetales der rejsegodtgørelse til foredragsholderen, udfylder og kvitterer foredragsholderen på Rejsegodtgørelsesblanket (bilag 7), og beløbet føres under pkt. 2, Rejsegodtgørelse, ledelse.

Indberetningspligten til Skattevæsenet påhviler kursusarrangør, men da Korpskon­toret i forvejen har diverse indberetninger, vil Korpskontoret også sørge for at opfylde denne indberetningspligt for distrikter og centre. Derfor skal Honorar for foredrag (bilag 5) vedlægges regnskabet.

Økonomi - efter kurset/arrangementet

Afslutning

Når alle udgifter er betalt, afsluttes regnskabet på Regnskabsarket (bilag 8), og beholdnin­gen stemmes af.

Når Regnskabsarket er stemt af, overføres alle hovedtallene til Kursus-/arrange-mentsregnskabet (bilag 4) I Kursus-/arrangementsregnskabet (bilag 4) skal du skrive alle de udgifter og indtægter, der vedrører det pågæl­dende kursus/arrangement.

Hvis der er udgifter, udover det der fremgår af Regnskabsarket (bilag 8), skal de manglende beløb tillægges, inden du udfylder Kursus-/arrangementsregnskabet (bilag 4).

Det kan fx være

• lokaleleje eller andet, som er betalt forud og ikke er registreret på regnskabsarket (ved korps-arrangerede kurser/arrangementer kan sådanne beløb være fratrukket, når du modtager penge).
• hvis en ubetalt regning vedlægges til betaling.
• hvis en regning bliver sendt direkte til Korpskontoret eller distriktet til betaling efter kurset.

Afregning

Når Regnskabsarket er stemt af, overføres alle hovedtallene til Afregningsblanketten (bilag 9). Afregningsblanketten bruges til at afregne et evt. underskud eller overskud mellem kursusarrangør/arrangementsansvarlig og vedkommende, der har udbetalt pengene (hhv. distriktet eller Korpskontoret). Hvor Kursus-/arrangementsregnskabet (bilag 4) viser kursets/arrangementets faktiske økonomi, viser Afregningsblanketten, hvilke udgifter kursus/arrangementsarrangøren har haft i forhold til de penge, vedkommende fik i hånden ved kursets/arrangementets start.

Ved korps-arrangerede kurser og arrangementer sendes Afregningsblanketten til Korpskontoret sammen med alle bilag samt det eventuelle overskud. Et eventuelt underskud vil snarest blive tilsendt fra Korpskontoret.

Ved distrikts- og center-arrangerede kurser afregnes pengeregnskabet efter distrik­tets/centerets bestemmelser.

Indsendelse

Når det hele er færdigt, senest 1 måned efter kurset/arrangementet, og forsynet med nødvendige underskrifter, sendes materialet til korpskontoret. Kan denne frist ikke overholdes forventes det at der laves en aftale med Uddannelsesadministration på Korpskontoret om tidspunkt for aflevering af kursusberetning

• For arrangementer
  Resultatet skal meddeles styregruppen. Underskud bør i princippet ikke kunne forekomme, med mindre dette er godkendt af styregruppen.
• For kurser                   
  Kursusberetning (bilag 1) udfyldes og bruges som fremsendelsesbrev vedlagt de bilag, som er nævnt på blanketten, minimum:
  • Deltagerliste (bilag 2)
  • Instruktør-/lederliste (bilag 3)
  • Kursusregnskab (bilag 4)
  • Kursusprogram
    (Se endvidere afkrydsningsfelterne på Kursusberetning, bilag 1).

Særligt ved kurser         

Deltagerliste             

Alle deltagere skal underskrive en deltagerliste. Ved korps-arrangerede kurser udsendes deltager- og underskriftsliste ca. en uge inden kursets start. Har man ikke en liste ved kursusstart skal man selv udarbejde en.

Instruktør-/lederliste

Alle instruktører og ledere skal underskrive instruktørlisten.

Forslag til tidsplan for kurser

Forslag til tidsplan for arrangementer