(Revideret af Hovedbestyrelsen juni 2010)
Hovedbestyrelsens møder ledes af formanden/næstformanden efter indbyrdes aftale. I tilfælde af disses fravær overgår hvervet til det medlem, der har størst anciennitet i Hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indvarslet, og mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Hovedbestyrelsens Forretningsudvalg består af tre medlemmer: Hovedbestyrelsens formand, næstformand og yderligere et medlem udpeget af og blandt Hovedbestyrelsens medlemmer. Forretningsudvalget, der holder møde mindst 4 gange årligt, varetager korpsets løbende forretninger og fungerer som styregruppe i forhold til enkelte projektgrupper og udvalg. Forretningsudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Administrationschefen er udpeget til korpskasserer og deltager sammen med generalsekretæren i Hovedbestyrelsens og Forretningsudvalgets møder uden stemmeret. Endvidere deltager en repræsentant for konsulentteamet på Hovedbestyrelsens møder. Såfremt et medlem af Hovedbestyrelsen ønsker det, holder Hovedbestyrelsen møde uden de ansatte. Anmodning herom kan fremsættes til formanden for Hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsen og/eller Forretningsudvalget kan indbyde andre til at overvære møderne eller dele heraf. Centerlederen og kommunikationskonsulenten har en åben invitation.
I Hovedbestyrelsens protokol indføres Hovedbestyrelsens og Forretningsudvalgets vedtagelser, samt hvad Hovedbestyrelsen eller dens enkelte medlemmer måtte ønske protokolleret. Referater føres som et kommenteret beslutningsreferat. Efter hvert møde udsendes referat til hvert medlem af Hovedbestyrelsen, styregruppemedlemmer samt til orientering for de to landsmødevalgte revisorer, korpsets statsautoriserede revisor og korpsets advokat og gøres tilgængelig på Spejdernet. Desuden efter Hovedbestyrelsens bestemmelse. Protokollen underskrives af mødets leder.
Formanden og generalsekretæren udarbejder et princip for dagsorden og referat samt dagsorden til det enkelte møde.
Dagsordenen skal normalt være udsendt 8 dage før Hovedbestyrelsens og Forretningsudvalgets møder. Emner, der ønskes behandlet på Hovedbestyrelsens dagsorden, skal være anmeldt til generalsekretæren senest 12 dage før mødet. Hvert punkt bør, foruden en overskrift og supplerende informationer, ledsages af en indstilling og evt. bilag.
Sager, hvorom der ikke er enighed, afgøres ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Vedtagelse af sager, der ikke har været angivet i dagsordenen, kan ikke finde sted, medmindre dette kan ske med samtlige tilstedeværende medlemmers billigelse.
Behandling af punkter, der ikke kan afvente næste ordinære hovedbestyrelsesmøde, kan gennemføres skriftligt via e-mail. Der skal i så fald foreligge en beskrivelse af punktet og en klar indstilling, således at det er en entydig afgørelse, der efterspørges. Punktet kan kun afgøres, hvis alle medlemmer har givet sig til kende. Hvis blot et medlem ønsker det, kan sagen udsættes til næste møde.
For at sikre den samme fortrolighed som rundt om Hovedbestyrelsens bord benyttes fællesmailen hovedbestyrelsen@kfumspejderne.dk, og der sættes ikke andre på som modtagere af korrespondancen. Når man svarer på en indstilling, svares der med ”svar til alle”, således at hele Hovedbestyrelsen har mulighed for at læse svaret og dermed følge debatten. Sagens udfald skal meddeles til alle Hovedbestyrelsens medlemmer, og beslutningen indføres i protokollen ved først givne lejlighed.
Ekstraordinære møder skal indkaldes, når mindst tre af Hovedbestyrelsens medlemmer ønsker det. Ekstraordinære møder indkaldes skriftligt med mindst 8 dages varsel.
Inden hvert mødes afslutning fastsættes tid og sted for det næste ordinære møde.
Medlemmernes direkte udgifter i forbindelse med deltagelse i Hovedbestyrelses- og Forretningsudvalgsmøder refunderes af korpsets kasse.